Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) und – bei elektronischer Kommunikation – des Telekommunikationsgesetzes (TKG 2021).

Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit:

• dem Besuch unserer Website,
• Newsletter‑Versand,
• Veranstaltungsanmeldungen und Einladungen,
• Kontaktaufnahme (Kontaktformular, E‑Mail, Telefon),
• Foto‑/Videoaufnahmen bei Veranstaltungen.

Verantwortliche:
UIV Urban Innovation Vienna GmbH, Operngasse 17–21/6. Stock, 1040 Wien, office@urbaninnovation.at, +43 1 4000 84260

Datenschutzbeauftragter:
Mag. jur. Siegfried Gruber, CSE (O.P.P.); E‑Mail: datenschutz@wienholding.at

Sie haben – im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen – das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Sofern eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit via E-Mail an office@urbaninnovation.at widerrufen; die Rechtmäßigkeit, der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Beschwerderecht: Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, E‑Mail: dsb@dsb.gv.at

Der Datenschutz ist uns ein wichtiges Anliegen. Aus Anlass Ihrer Anmeldung zur Energieberatung informieren wir Sie hiermit gemäß dem Österreichischen Datenschutzanpassungsgesetz DSG 2018 und der Datenschutzgrundverordnung der EU über die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten und die datenschutzrechtlichen Folgen.

Durch die Anmeldung und im Zuge der Beratung werden folgende Daten verarbeitet:

• Name: Institution, Titel, Vorname, Nachname
• Adresse: PLZ., Ort, Straße, Hausnummer, Türnummer;
• Kontakt: Telefon, E-Mail-Adresse;
• Gebäude: energie- und klimarelevante Daten
• Gebäudenutzung: energie- und klimarelevante Daten

Diese werden zum Zweck der Durchführung der Energieberatung, aufgrund Ihrer Zustimmung verarbeitet und an den/die zugewiesene/n Berater/in weitergeleitet.

Ihre Daten werden entsprechend den Datenschutzbestimmungen vertraulich behandelt und vor Zugriff durch Unbefugte geschützt. Die Daten werden aus administrativen Gründen für 10 Jahre gespeichert.

Sie haben das Recht,

• Auskunft über die bei uns vorliegenden Daten zu erhalten;
• Anträge auf Berichtigung Ihrer Daten bzw. Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu stellen, falls Unklarheiten abzuklären sind;
• der Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer Daten bis zur Terminvereinbarung mit dem/der Berater/in zu widersprechen. Die Folgen liegen in der Nichtbewilligung der von Ihnen beantragten Beratung;
• Ab 10 Jahre nach Anmeldedatum der Beratung einen Antrag auf Löschung Ihrer Daten einzubringen;
• einen Antrag auf Übertragung Ihrer Daten in einem maschinenlesbaren Format zu stellen;
• allfällige Vorbringen als Beschwerde an die Datenschutzbehörde zu richten.
• Gegen die ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung kann, wegen ihrer Einwilligung, kein Antrag eingebracht werden.

Auf der Website der Datenschutzbehörde https://www.dsb.gv.at/ finden Sie weiterführende Informationen, FAQs und alle relevanten Rechtsgrundlagen für den Datenschutz in Österreich.

Österreichische Datenschutzbehörde
Wickenburggasse 8, 1080 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Internet: www.dsb.gv.at

Zustimmungserklärung:
Sie stimmen zu, dass die oben genannten Daten zum Zweck der Anmeldung und Durchführung von Beratungsleistungen durch die Klima- & Innovationsagentur Wien und den von dieser Stelle beauftragten Dienstleistern gespeichert und bearbeitet werden.
Sie erklären sich im Sinne des Datenschutz-Anpassungsgesetzes 2018 (DSG) damit einverstanden, dass alle im Antrag enthaltenen sowie bei der Abwicklung und Kontrolle der Beratung anfallenden personenbezogenen Daten (siehe oben) durch die Beratungsstelle und deren Beauftragte automationsunterstützt verarbeitet und dem Rechnungshof, dem Stadtrechnungshof Wien, den mit der Beratung oder Beratungsaufsicht befassten Dienststellen des Landes, des Bundes und gegebenenfalls der Europäischen Union unter Wahrung des Datenschutzes übermittelt werden können. Der Beratungsempfänger stimmt weiters zu, dass sein Name und seine Anschrift sowie der Verwendungszweck und die Höhe der Förderung im Subventionsbericht des Amtes der Stadt Wien und in der Transparenzdatenbank des Bundes veröffentlicht und gegebenenfalls für andere Zwecke, z.B. für Zwecke des EU-Berichtwesens, verwendet werden können. Die Beratungsstelle wird ermächtigt, zur Erfüllung von Informationspflichten den Namen, die Adresse und das Datum der Beratung sowie das Beratungsprotokoll der Nationalen Energieeffizienz-Monitoringstelle im Rahmen der Wahrnehmung ihrer Kontrollrechte gem. §§ 24 Abs 2 Z 5 und Abs 6 EEffG zu übermitteln.

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• Cookies
• Anonymisierte IP-Adressen indem die letzten 2 Bytes entfernt werden (also 198.51.0.0 anstatt 198.51.100.54)
• Standort (basierend auf der anonymisierten IP-Adresse)
• Datum und Uhrzeit
• Titel der aufgerufenen Seite
• URL der aufgerufenen Seite
• URL der vorhergehenden Seite (sofern diese das erlaubt)
• Bildschirmauflösung
• Lokale Zeit
• Dateien die angeklickt und heruntergeladen wurden
• Externe Links
• Dauer des Seitenaufbaus
• Land, Region, Stadt (mit niedriger Genauigkeit aufgrund von IP-Adresse)
• Hauptsprache des Browsers
• User Agent des Browsers
• Interaktionen mit Formularen (aber nicht deren Inhalt)

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen regelmäßig Informationen (z. B. Updates, Projekte, Themen, Veranstaltungen) per E‑Mail zuzusenden und werten aus, wie Sie unseren Newsletter nutzen.

Verarbeitete Daten:

• E-Mail-Adresse
• Vorname und Nachname
• Organisation und Funktion
• technische Protokolldaten/Statistiken (z.  Zeitpunkt der Zustellung, Öffnungen, ausgewählte Links)

Rechtsgrundlage:

Newsletter‑Versand und -Statistik erfolgen auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Widerruf/Abmeldung:

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen bzw. den Newsletter abbestellen – z. B. über den Abmelde‑Button/ Abmeldelink in jedem Newsletter oder per E‑Mail an office@urbaninnovation.at. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Speicherdauer:

Wir speichern Newsletter‑Daten bis zur Abmeldung / bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Nach Abmeldung können Nachweisdaten (z. B. Einwilligungsprotokolle) so lange aufbewahrt werden, wie dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen bzw. zur Geltendmachung/Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Zweck der Verarbeitung:

Wenn Sie sich zu einer Veranstaltung anmelden oder eine Einladung erhalten bzw. zu‑/absagen, verarbeiten wir Ihre Daten zur Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung (z. B. Teilnehmerverwaltung, Warteliste, Zusendung organisatorischer Informationen, Teilnahmeverwaltung, Dokumentation).

Optionale Folgekommunikation: Sofern Sie gesondert einwilligen, verwenden wir Ihre Kontaktdaten außerdem, um Ihnen

• Einladungen zu weiteren, thematisch ähnlichen Veranstaltungen und/oder
• thematisch passende Informationsaussendungen (inkl. Newsletter) zuzusenden.

Diese Zusendungen sind nicht Voraussetzung für die Teilnahme an einer konkreten Veranstaltung.

Verarbeitete Daten:

Je nach Veranstaltung und Ihren Angaben verarbeiten wir insbesondere:

• E-Mail-Adresse
• Vorname und Nachname
• Organisation und Funktion
• Anmeldestatus (z.  angemeldet/abgemeldet/Warteliste), ggf. Teilnahme-/Check‑In‑Informationen
• Kommunikationsdaten in Zusammenhang mit der Veranstaltung (z.B. E-Mail-Korrespondenz)
• Thematische Zuordnung/Interessensbezug zur zielgerichteten Einladung sowie Folgekommunikation (sofern eingewilligt)

Hinweis: besondere Kategorien (z. B. Ernährung/Barrierefreiheit): Falls bei einzelnen Veranstaltungen freiwillige Angaben zu Ernährungsbedürfnissen oder Barrierefreiheit erhoben werden, können dies besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) darstellen und werden nur verarbeitet, sofern erforderlich und/oder auf Basis einer ausdrücklichen Einwilligung.

Rechtsgrundlage:

• 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Vorvertrag) – Abwicklung der Anmeldung/Teilnahme

Speicherdauer:

Wir speichern Ihre Daten bis zum Ende des zweiten, auf die letzte Kontaktaufnahme folgenden, Kalenderjahres. Darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Aufbewahrung zur Geltendmachung/Abwehr von Rechtsansprüchen notwendig ist.

Pflichtangaben/Folgen der Nichtbereitstellung:

Pflichtfelder sind im Formular als solche gekennzeichnet. Ohne diese Angaben kann eine Anmeldung bzw. die organisatorische Abwicklung ggf. nicht durchgeführt werden. 

Zweck der Verarbeitung:

Wenn Sie uns über das Kontaktformular (oder per E-Mail/Telefon) kontaktieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kommunikation mit Ihnen (z.B. Rückfragen, Terminvereinbarungen, Zusendung von Informationen).

Verarbeitete Daten:

• E-Mail-Adresse
• Vorname und Nachname
• Organisation und Funktion
• Nachricht/Anfrageinhalt sowie Anhänge
• Metadaten (z.B. Zeitpunkt der Anfrage)

Rechtsgrundlage

6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Vorvertrag): Bearbeitung/ Beantwortung von Anfragen, Kommunikation

Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten bis zum Ende des zweiten, auf die letzte Kontaktaufnahme folgenden, Kalenderjahres. Darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Aufbewahrung zur Geltendmachung/Abwehr von Rechtsansprüchen notwendig ist.

Pflichtangaben/Folgen der Nichtbereitstellung

Pflichtfelder sind im Formular als solche gekennzeichnet. Ohne diese Angaben kann die Bearbeitung Ihrer Anfrage ggf. nicht erfolgen.

Zweck der Verarbeitung

Bei unseren Veranstaltungen können Foto‑ und/oder Videoaufnahmen erstellt werden, um die Veranstaltung zu dokumentieren, über sie zu berichten sowie unsere Öffentlichkeitsarbeit/PR zu unterstützen. Diese können (ohne Nennung Ihres Namens) in sozialen Medien, analogen und/oder digitalen Publikationen veröffentlicht werden.

Umfang / Art der Aufnahmen

Je nach Veranstaltung können insbesondere folgende Aufnahmen entstehen:

• Übersichts‑ und Stimmungsaufnahmen (z. B. Raum, Publikum, Networking‑Situationen, Bühne)
• Aufnahmen von Programmpunkten (Vorträge, Podien, Diskussionen, Beiträge)
• Einzelaufnahmen/Portraits/Interviews (z.  Speaker*innen, Mitwirkende, einzelne Gäste) – ggf. gesondert gekennzeichnet bzw. mit Einwilligung umgesetzt

Mögliche Veröffentlichungsorte & Empfänger

Aufnahmen können – je nach Anlass und Zweck – in allen geeigneten Medienformaten verarbeitet und veröffentlicht werden, insbesondere:

• Unsere eigenen Kanäle: Website, Blog/Newsbeiträge, Projektseiten, Download‑Bereiche, Präsentationen/Unterlagen, Berichte, Newsletter/Info‑Aussendungen (als redaktionelle Berichterstattung)
• Social Media / Plattformen: z. B. LinkedIn sowie ggf. weitere soziale Netzwerke oder Plattformen, auf denen Inhalte veröffentlicht werden
• Print & Offline: Broschüren, Flyer, Jahresberichte, Poster, Einladungen, Druckwerke, Ausstellungen sowie sonstige Veröffentlichungen im Printbereich
• Presse & Medien / Kooperationspartner: Weitergabe an Medien oder Kooperationspartner zur Berichterstattung über die Veranstaltung (z. B. Presseberichte, Partnerwebsites, Publikationen), soweit dies für die Dokumentation/Kommunikation rund um die Veranstaltung vorgesehen ist
• Dienstleister (Auftragsverarbeiter): z. B. Fotografinnen/Videografinnen, Agenturen, Druck‑/Layoutdienstleister, IT‑/Hosting‑Dienstleister, sofern diese in unserem Auftrag tätig werden

Hinweise zu Online-Veröffentlichungen: Bei Veröffentlichungen im Internet bzw. auf Social‑Media‑Plattformen kann nicht ausgeschlossen werden, dass Inhalte weltweit abrufbar sind und von Dritten weiterverarbeitet werden (z. B. Teilen, Re‑Posting, Download).

Rechtsgrundlagen

Bilder/Videos, auf denen Personen erkennbar sind, stellen personenbezogene Daten dar. Die Verarbeitung erfolgt – soweit zulässig – auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zusätzlich ist der Bildnisschutz nach § 78 UrhG zu beachten; Bildnisse dürfen nicht veröffentlicht/verbreitet werden, wenn dadurch berechtigte Interessen der abgebildeten Person verletzt würden.

Für gezielte Einzelaufnahmen/Portraits/Interviews oder klar werbliche Verwendungen holen wir – sofern erforderlich – eine Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Information vor Ort

Wir informieren in geeigneter Weise (z. B. durch Hinweis in Einladung, vor Ort durch Aushang oder durch Hinweise des Veranstaltungsteams), dass Foto‑/Videoaufnahmen stattfinden können.

Widerspruch/Ausübung von Rechten

Soweit wir Aufnahmen auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Bitte wenden Sie sich dazu möglichst vor Ort an das Veranstaltungsteam oder kontaktieren Sie uns (office@urbaninnovation.at), damit wir geeignete Maßnahmen prüfen können (z. B. Hinweise an Foto-/Videoteam, Unkenntlichmachung, Entfernung aus unseren Kanälen im Rahmen der Möglichkeiten).

Drittlandübermittlungen (insb. Social Media)

Bei Veröffentlichungen auf Plattformen Dritter (z. B. LinkedIn) kann es zu Datenverarbeitungen und Übermittlungen in Drittländer (außerhalb EWR) kommen. LinkedIn beschreibt hierfür u. a. Standardvertragsklauseln sowie den EU‑US Data Privacy Framework‑Mechanismus als Grundlage für entsprechende Datenübermittlungen.

Allgemein gilt: Soweit im Einzelfall Drittlandübermittlungen erforderlich sind, erfolgen diese nur unter Einhaltung der Vorgaben der DSGVO, insbesondere unter geeigneten Garantien (z. B. EU‑Standardvertragsklauseln).

Speicherdauer

Wir speichern bzw. verwenden Foto‑/Videoaufnahmen so lange, wie dies für Dokumentation/Öffentlichkeitsarbeit erforderlich ist. Darüber hinaus werden Inhalte nur aufbewahrt, soweit gesetzliche Pflichten bestehen oder die Aufbewahrung zur Geltendmachung/Abwehr von Rechtsansprüchen notwendig ist.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren (z. B. bei Änderungen von Prozessen oder Rechtslage). Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website verfügbar.